Zakaj je potrebno avtomatizirati poslovne procese?

Avtomatizacija ima lahko v določenem kontekstu negativen prizvok. To je lahko vidno pri avtomatizaciji dela kjer ljudi zamenjujejo stroji. To je vsekakor vse bolj pogosto v industriji, kjer z željo za hitrejše in bolj natančno delo vse bolj in bolj vključujejo robote. A vendar se kmalu ugotovi, da za končno delo, ki zahteva veliko mero natančnosti in občutka, stroji oz. roboti ne morejo zamenjati človeka. Človek je še vedno tisti, ki ali nadzira robote, ali pa prinese dodano vrednost, ki jo stroj ne more.

Eden takšnih primerov je izdelava avtomobilov najvišje znamke, kot npr. Porsche ali Rolls-Royce. Na koncu proizvodnega traka je še vedno človeški nadzor in pregled izdelanega vozila če ustreza vsem kriterijem. Ker je to vsekakor zelo človeško (ali avtomobil zadovolji vsem zadanim ciljem), ta korak stroji ne bodo nikoli v celoti zamenjali.

Kako vam avtomatizacija pomaga?

Kako se to odraža pri vas? Cilj avtomatizacije ni zamenjavi vas ali vaših zaposlenih z roboti. Cilj je kvečjemu izboljšati določene poslovne procese oz. jih avtomatizirati do te mere, da se vi lahko posvečate delu z večjo dodano vrednostjo. Predstavljajte si spletno trgovino z vnosom in obdelavo spletnih naročil v računovodski program. Pri tem vam avtomatizacija omogoča, da se vsi podatki avtomatsko izmenjajo, vi pa se posvetite npr. večji prodaji ali bolj osebnem odnosu s strankami.

ROI

Mogoče je v začetku sam proces integracije poslovnih sistemov viden kot dodaten nepotreben strošek. Hitro se izkaže to ni to res, saj se smiselnost investije računa na 2 načina

• Avtomatizacija ponavljajočega dela. Ni potrebno imeti dodatne zaposlene, ki bi opravljali delo, ki se ga lahko avtomatizira. Hkrati je pomembno omeniti tudi druge prednosti, kot npr zmanjšanje napak in odzivnost na hitro povečanje.
• Opravljanje dela z večjo dodano vrednostjo. Namesto opravlja ponavljajočega dela, se lahko vi ali vaši zaposleni posvetijo delu, ki prinaša boljše razultate oz. na koncu doprinese k večji dodani vrednosti. Tak primer je lahko posvečanje prodaji, kjer vse ostalo opravi integrarirani sistem. Več časa posvečenega prodaji oz. bolj oseben pristop na koncu pomeni več priložnosti za večjo uspešnost.

Kako začeti?

Eden on najboljših načinov za potrditev smiselnosti avtomatizacije poslovnih procesov je, da se postopoma integrirajo in povežejo poslovni procesi. Sam začetek pomeni, da se ustvari minimalni proces, ki pokaže smiselnost investije. Ko je le ta dokazana, se lahko dodajo ostali procesi.

Vsi procesi se povezujejo po korakih. Vsaka povezava se temeljito preveri in prilagodi vašim željam. Ni potrebe, da se vse stvari povežejo že v samem začetku, saj to lahko predstavlja prevelik šok za obstoječe zaposlene oz. za obstoječe ročne procese. Hkrati nove povezave procesov ne smejo prinašati dodatnega dela ali dodatnih napak. Z našimi rešitvami teh težav ni.

Kje je konkurenca?

Pri sami avtomatizacije je potrebno upoštevati tudi kje je trenutno vaša konkurenca. Konkurenca ne spi in po vsej verjetnosti delajo na avtomatizacija poslovnih procesov z ciljem zmanjšanja nepotrebnih stroškov in povečanjem uspešnosti. Potrebno je vedeti pozitivne učinke integracije v relaciji s konkurenčno prednostjo. Ko je enkrat avtomatizacija uspešno izpeljana, to pomeni, da je korak pred ostalimi lahko prevelik da bi vas dohiteli. Hkrati velja za vašo konkurenco; konkurenca lahko z avtomatizacijo naredi takšen korak naprej, da jih ne boste mogli več dohiteti. Vsi vemo kako se to konča.

Zato je smiselno razmišljati o vseh možnih izboljšavah poslovanja. Avtomatizacija poslovnih sistemov je vsekakor ena izmed njih, ki vse bolj in bolj pomeni, da boste pred ali za vašo konkurenco.