Povezava spletne trgovine z računovodskim programom

Povezava spletne trgovine z računovodskim programom (ERPjem) je ena najbolj pogostih integracij oz. povezav različnih sistemov. Eden od glavnih razlogov je digitalizacija poslovanja, ki omogoča izboljšanje poslovnih procesov.

Spletna trgovina in računovodski program sta različna sistema, ki morata biti ustrezno povezana. Sledimo načelu, da je glavni vir informacij računovodski program, kar pomeni, da se vsi artikli (s cenami in zalogo) ustvarijo v računovodskem programu. Nato se ti podatki na interval sinhronizirajo s spletno trgovino.

Z druge strani (oz. s strani spletne trgovine) pa prihajajo novi podatki (bolje povedano naročila in partnerji), ki se avtomatsko vnašajo v računovodski program. Razlogi zakaj menimo, da je avtomatizacija poslovnih procesov smiselna, so več kot očitni.

Primer integracije

Spodaj si lahko pogledamo enostaven diagram povezovanja spletne strani. Omogočamo bolj napredne in prilagojene povezave, vendar je celotni potek zaradi predstavitve poenostavljen.

Ena izmed takšnih integracij je npr povezava Woocommerce spletne trgovine in Vasco računovodskega programa, kjer enostavno povežemo spletno trgovino preko programske komunikacije Woocommerce REST API in Vasco eAPI.

Izziv

Pri sami povezavi spletne trgovine in računovodskega programa je potrebno zagotoviti stabilno povezavo in sinhronizacijo podatkov. Na eni strani ima lahko stranka različna pravila (npr. različne cene oz. zaloga po skladiščih), ki se morajo upoštevati pri prenosu podatkov na splet.

Glede na zahteve stranke je potrebno ustrezno pripraviti obseg podatkov in jasno definirati vse pogoje.

Računovodski program

Če se osredotočimo na zgornji diagram, je potrebno v računovodskem programu pridobiti vse artikle s pripadajočimi cenami in zalogo. Obenem je pri uvozu artkla potrebno brati vse opise (ki so lahko večjezični) in medijsko gradivo, ki se pogosto bere iz drugega vira (npr. FTP strežnika).

Da se preprečijo naročila z napačno ceno ali artiklov, ki v resnici niso na zalogi, je potrebno sinhronizacijo izvajati na ustrezen interval. Hkrati je možno pri sami dodajanju artikla v košarico vključiti preverjanje cene in zaloge v realnem času.

Spletna trgovina

Na drugi strani je spletna trgovina, ki je na voljo vsem kupcem. Večino omejitev je že nastavljena na ravni spletne trgovine, vendar je potrebno vse podatke pravilno povezati z ustreznimi šifranti v računovodskem programu (npr. šifrant plačil). Obenem uporabnik lahko vnese različne dostavne naslove, ki se morajo ustrezno zabeležeti tudi na ravni računovodskega programa, da ne prihaja do napačnih pošiljk.

Pri ustvarjanju novega partnerja je vsekakor izziv, da se uporabi obstoječega partnerja oz. ustvari novega z vsemi potrebnimi podatki. Ponovno je potrebno narediti ustrezno povezavo in ustrezno zabeležiti vse nujno potrebne podatke za uspešno izvedbo naročila.

Rešitev

Rešitev izzivov je implementacija integracije obeh sistemov. Tako dosežemo

• avtomatski uvoz artiklov v spletno trgovino,
• sinhronizacija cen in zaloge artiklov (tudi iz različnih skladišč),
• avtomatski uvoz spletnih naročil z ustvarjajem partnerja iz podatkov spletnega kupca.

Celotna rešitev je na voljo kot storitev na ključ, kar pomeni, da mi skrbimo za celotno povezavo in ustrezno delovanje, medtem ko se vi osredotočite na poslovanje.

Rezultati

Rezultati integracije so več kot očitni. Z integracijo se doseže, da sta povezana oba sistema oz. sta oba sistema ustrezno osvežena. Na eni strani je na spletu vedno zadnja cena in zaloga, na drugi pa so vsa naročila in partnerji avtomatsko vnešeni.

Zmanjšanje števila ročnega dela oz. optimizacija delovaja, zmanjšanje števila napak in posledično manj izgubljenih strank. Na drugi strani pa zaradi boljšega procesa izboljšanje prodaje in povečanje uspešnosti. Pri zadnji točki je potrebno vedeti, da so vaše stranke bolj zadovoljne, ko se celotni proces nakupovanja izvede hitro in brez napak. Sam izračun smiselnosti integracije in utemeljevanje stroškov integracije je enostaven glede na končne razultate.

Glede na naše izkušnje, pri sami integraciji opažamo naslednje glavne kazalnike.